牵着老婆满街逛

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时间管理经验

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最近在海内看到一个人的时间管理经验,我的感觉收获颇多
http://www.hainei.com/blogs?r=125364&p=2
 
写在前面

我尽量不抒情,不说废话,如果你真的想了解我的方法,也请认真的看。另外,尽管时间管理很有效,但不是万能的,我的看法和我的实践仅适合我本人,希望你能够在实践中找到适合自己的方法。

为什么需要时间管理?

1、当你觉得时间不够用时;
2、当你觉得脑子里面很多事时;
3、当你觉得工作太琐碎,毫无重点时;

使用后的效果:

1、让自己工作起来很放松,比过去的工作效率提升很多;
2、当一周完成时,不会为写工作总结而苦恼;
3、老板问你的每件事,你都知道进展;

负作用:

1、有可能让你有些许焦虑感;

使用中遇到的困难:

难以坚持!但是请相信,任何事情干两个月就可以成为习惯,坚持一下,养成一个收益终生的习惯吧!

原则:

1、能办的事情,立刻办。

如果你现在空闲,老板让你办一件事,立刻去办,不要拖延,越拖事情越多,或者一会就忘了。另外,2分钟可以完成的事情,立刻完成,不需要时间管理!如果他属于一个重要项目的一部分,你希望事后可以跟踪,你可以顺手写在电脑边的笔记本上。

2、不要相信自己的大脑。

不要高估自己,大脑最不可靠,回忆一下你曾经忘了多少事情吧?把那些在2分钟内无法完成的事情,立刻记下来(记录的地点取决你的习惯,我后面会介绍我的具体实践工具)。

3、聚焦。

不要三心二意,不要对自己说,我看一篇新闻,然后处理一封邮件,这样工作没有压力。错!!!,一个时间段内完全聚焦于当前的事情,尽可能的关掉MSN和 QQ,如果可能的话,可以买一个小的定时器,强迫自己养成在限定时间内完成的习惯。一旦你习惯了这种完全聚焦的做事状态,你的工作效率会极大提高,你也会有更多的时间看你的新闻和小说。
 

我对时间管理的定义就是在有限的时间内将事处理好。

我把事分为两类:事件事情

事件有明确的时间。比如2点的会议,中午12点要和客户吃饭。
事情很好理解,就是一件件的事,通常没有明确的时间要求。比如你要去商店买东西,这个事情你可以周日去,可以在周日的任何时间去。

事是怎么产生的?

1、自身大脑。比如我们觉得周日要去买衣服,我希望在周日约某人吃饭。
2、邮件。这是上班族最多的信息来源。
3、电话和口头。这种事情最容易忘记,因为它来自外界,而且不象邮件那样有迹可循,常常是当时如果不行动或记录,很快就会抛到脑后。

我对事件的管理

1、如果我在网上:我看到了学校这周的课程表,我把自己需要上的课和时间立刻录入google calendar;如果有客户约我吃饭,我立刻将时间和对象录入google calendar。
2、如果我不在网上:朋友电话告诉我,周末早上7点去爬山吧,如果我去,我立刻将"07:00 香山"录入我的nokia e71的日历中。
3、我利用goosync,将手机上的日历和网上的日历进行同步,具体步骤请看我的"统一你的行事历"。

因为手机我随时随地携带,即将发生的事件总是显示在屏幕上,还会提前用闹钟提醒我,这样约会、开会和吃饭我就不会忘记和迟到;每个月15日报销的时候,我打开google calendar,这样每张出租车票和餐费发票是怎么来的,我一目了然。

下面我介绍我对事情的处理方法,首先先介绍我使用过的工具和我的看法。



我的时间管理工具之笔记本

优点:可以随时携带,方便记录。我曾经将每个事情都用黑色笔记录在笔记本上,完成一个用红色的笔划掉一个,这是我刚开始实践时间管理的方法,也算提高了我的时间管理能力。
缺点:不利于检索,不利于排序、组织等。当我回顾某个客户的时候,要翻半天笔记本,非常不方便。


我的时间管理工具之软件(outlook等)

优点:利于检索,方便组织管理,功能强大。尤其是outlook,我们可以很方便的在邮件后加注标志,提醒自己处理。对于工作主要以处理邮件的人来说,outlook是一个非常好的时间管理工具。
缺点:不能随身携带。如果不在电脑前的时候,老板交代一件事,怎么把它记录下来呢? chandler这个软件试图通过网络hub的概念来解决,我期待它的表现。outlook还有一个微软的通病:庞大臃肿。

我的时间管理工具之即时贴

优点:醒目;缺点:琐碎!
所以只有特别重要的事情,我用即时贴来加深印象,但决不能用它来管理事件,否则你会陷入即时贴的海洋。

那么每个人都可以猜到我现在用的事件管理工具了,没错,就是网络!下一篇来介绍我如何用网络工具来进行时间管理。

 
为什么选择网络作为时间管理工具?

1、网络是随时随地的。我工作日有8个小时坐在电脑前,回家后也有电脑,其它时间手机也可以让我随时上网,网络无时无刻不在我周围。
2、网络是稳定、可靠的。我不用担心它被病毒感染,不用在每次重装操作系统的时候备份他。
3、网络是开放的。我可以通过任何终端接入网络,任何终端的数据也可以方便的录入网络。

通过比较选择,我采用"remember the milk"(rtw)这个网站来作为我的时间管理工具,下面是我利用rtw来进行时间管理的经验。

第一步:判断

我在第一篇文章提示过,2分钟以内的事情立刻办,不用时间管理工具,如果你希望记录下来,可以事后录入rtw中,让自己以后方便检索。如果2分钟内无法完成,那么就把它当作一个任务(任务=事情),无论什么任务,全部录入到你的"收件箱"。

第二步:收集任务

当你在rtw注册了后,进入任务视图,你会发现,有一个"收件箱"。还有一些默认的分类,比如"工作"、"生活"和"学习",我的建议是删除这些分类,只保留"收件箱"。这么做的原因是:

1、简单。这也是整个时间管理最重要的因素,只有简单,才能让我们能够坚持下去。将所有的事情都输入到"收件箱",不用思考,够简单吧。
2、我的事情主要是工作。工作占我时间管理的90%左右,所以还不如将所有分类合并,后面我再告诉你,怎么将生活或者学习的事情区分出来。
3、方便跟邮件结合。rtw分配给每个人一个单独的邮件地址,当你发邮件给客户询问合作意向的时候,顺便密件抄送自己的rtw地址,这样你的"收件箱"就会多出一个任务。

收集任务的具体实例:

1、我在电脑前。老板说你分析一下上周的数据,周二发报告给我。这是一个信息,我无法在2分钟之内完成,决定周一下午干,我打开"收件箱",按快捷键"t",输入"写上周数据报告",然后按快捷键"d",输入"monday"。这样一个任务就添加完成了。这个数据报告是我每周都要做的,那么我就再按下快捷键"s",输入"weekly",这样每周一我都会有一个"写上周数据报告"的任务了。

2、我用邮件。数据报告中的源数据是小张提供,我发一封邮件给他,同时密件抄送我的rtw邮件,这样"收件箱"又多了一个任务。我按d设置时间为"monday 11am",这样下周一,我就会看到这个任务,去催小张给我数据。

3、当我在外面。客户甲说我们同意跟你们合作,周一发一份合同给我吧。我用手机访问rtw的wap网站,或者直接用手机发一个邮件给"收件箱",邮件中可以直接标注时间点。

第三步:任务分类

      1、将任务分成三种状态,一是action,可以列在行动列表中。一是waiting,比如我让小张帮我准备报表,这个活分配给他,等他的答复。还有一种是someday,我想年底去长白山,但还没有具体的计划。someday这种任务一定要记下来,否则很多灵感就这样白白丢失了。
 
rtw有一种tag的概念,也就是标签。我将所有waiting的项目加上waiting的标签,将所有someday的项目加上someday的标签。大多数任务是可以立刻行动的,我将不加waiting和someday标签的任务,全部默认为是可以立刻行动的。

      2、任何事情如果超过三个任务,就称为一个项目。比如跟客户甲接触,那么我将发送报价、谈判合同和后续服务等所有任务都加注“客户甲”的标签。rtw的界面右侧有一个tag云,你选择“客户甲”就可以看到所有任务了。

还有一种观念是,新建一个列表,将所有属于这个项目的任务移到这个列表,当这个任务完成的时候,可以在设置里面将这个列表存档。因为我的工作比较琐碎,不适合这种,所以就不单独介绍,有兴趣的朋友可以自己实践一下。

      3、在指定的地点做指定的事情。rtw的每个任务有一个“地点”的参数,你可以输入这个任务发生的地点,比如“公司”,“家庭”等,当你在公司的时候就专注于发生在公司的事情,而不要去想着家庭的事情。前面我也提到过,我的时间管理主要用于工作,所以90%都在公司发生,我用了一段时间这个功能,后来觉得不太实用就放弃了。

注意:

1、action和waiting的任务,必须加一个完成的时间点。
2、尽量将你的任务描述详细,我的任务基本都跟客户相关,所以一般我按快捷健加标签“waiting, 客户名称”,这样以后查看某个客户相关的任务非常方便,也算是一个小小的客户管理系统了。

 
管理任务

      1、在页面的搜索框中输入not tag:waiting and not tag:someday AND NOT dueAfter:"2 weeks from today"。搜索的结果是那些需要在2周内行动的任务,然后保存为“Do it!”标签。为什么要设为2周内呢,是为了让我们更好的聚焦当前的任务。如果你擅长给任务分配重要性,你可以再加上重要性的参数,这样就更加聚焦到重要的事情。

另外一个小技巧是,在收件箱内建立“--Born to win!”这样的激励你的语言,设定时间为Today,重要性设为1,然后每天重复。这样在Do it的列表中,这样的名言就会排在最前面,每天打开列表这句话都会激励你,心里重复一遍后就点击“完成”按钮。

      2、在页面的搜索框中输入tag:waiting,存为Waiting。因为waiting的事件不是很多,所以我没有设定事件限制。

      3、在页面的搜索框输入 tag:someday,存为Someday。每天需要关注的是Do it!和Waiting两个列表,Someday可以一周关注一次,如果可以执行,就去掉Someday的标签,加上任务详细信息,这个任务就到Do it!列表中去了。

执行任务

前期我们把事情分类和整理清楚,接下来就是行动了,面对一个有条理的列表,我们一定要提醒自己“聚焦”,一件件的把事情完成,千万不要想一下执行几个任务,下面是我的执行步骤:

1、每天打开rtw后,将目光聚焦到Do it!列表,一件件的事情去执行。
2、执行完后,可以催促别人完成waiting列表中的任务。
3、在无事可做的时候可以提前完成其它任务。


回顾任务

相信每个人都有写工作总结的时候吧,有了良好的时间管理习惯,工作总结写起来会很轻松。

1、在搜索框内输入completedWithin:"2 week of today",然后保存为Bi-weekly report,两周内完成的所有任务就会列出来,这样写工作总结的时候就轻松多了吧?

2、然后去我的Google calendar去回顾一周发生的事件,需要的话,补充到我的工作总结中。

3、然后打开我的Outlook收件箱,看看那些被我在2分钟内答复的邮件,如果需要的话也补充到工作总结中。



写在最后

1、我对时间管理也是在不断的摸索,现在做的也不够好,如果有写的不好的地方,希望得到指正,也希望得到别人的经验;
2、与人玫瑰,手留余香。通过分享,我得到了提高,如果谁对时间管理有兴趣,希望能够多多交流。
 
前几天买了David allen的原版《Getting things done》,只看了其中介绍流程的一张,印证了一下自己一直以来的野路子,有了一些收获。另外再加上这段时间的实践,再分享一些经验给大家。



聚焦立刻行动

如果没有这两个词,GTD无从谈起,在处理事情的时候,一定要不断提醒Focus和Do it now。


收集信息

之前也讲过收集信息,David书中提到了一点我觉得也很有用:尽可能的减少inbox。也就是说尽可能的让信息汇聚到一个“盒子”里面,而不是分散在多个,那样容易混乱。我目前的inbox有两个,一个是RTW,一个是Outlook。Outlook只是一个次要的“盒子”,能处理的尽快处理,不能尽快处理的,或者需要等待别人完成的,或者重大事项立刻转移到RTW中。那么我再回顾一下我自己处理邮件的流程:

1、每天早上打开Outlook,一封封查看邮件,需要回复和处理的,在后面加上后续标志;
2、查看带有后续标志的邮件,需要回复的立刻回复,需要其他人处理的或者重要的,在转发或者回复的时候,同时抄送RTW收件箱;
3、然后,将后续标志去掉,让outlook保持清爽,让自己聚焦在RTW的inbox中。


整理inbox

经过一段时间的时间,我发现RTW的收件箱过于庞大,所有信息都在里面,这样固然有好处,但是对于整理任务也是一个挑战,尤其是刚刚用邮件转发过去的任务,还需要找出来,然后再加上日期和标签。于是我自己又新建了一个列表:

due:never not tag:someday not tag:waiting priority:none

针对的就是那些刚刚添加进收件箱的任务,保存为“X-BOX”,每天需要在这个小“盒子”里面查看一下那些未整理的任务,这样就再也不用去看那个庞大的收件箱了。
 
又经过一个月的时间管理实践,我的时间管理方法遇到了新的问题,也总结了一些解决的办法,写出来与朋友分享。


下一步?

一个任务在录入时间管理系统后,往往由很多步骤组成,拿一个工作实例来举例-“谈判新客户”:

   在inbox中输入“打电话给张**”,设定结束日期,并且在结束日期前给张打了电话;

在这个步骤后容易出现问题,就是表面上看“打电话给张**”这个任务已经结束了,但实际上后续工作还有很多,如果不及时添加下一步动作,那么可能就会让项目产生断点。所以,在完成任务后,一定要提醒自己,是否有下一步行动,如果有,请及时添加!


回顾

我之前仅仅将回顾当作一个不重要的步骤,经过最近的实践才发现,回顾实在是时间管理不可缺少的一环。

还是第一个场景,在给张**打过电话后,如果忘记了添加下一步任务,通过回顾,可以很快的弥补自己的遗漏;

假设第一个场景完全结束,已经跟张**达成合作,因为我的客户很多,可能在达成合作后,会遗忘继续跟踪张**,通过回顾,我可以回想起曾经谈过这么一个客户,看看它的合作情况最近如何了。那么如何才能适时的回顾起张**客户呢?

我想了一些办法,最后决定采用自己过去忽视的”重要性“参数。


重要性

选中一个任务,按数字键”1“或者”2“、”3“就会将任务设为不同的重要性,过去我一直都没有采用这个功能,现在发现它可以帮我解决很多问题。

很显然,大部分工作的重要性都是0的,并且需要回顾的任务,肯定是相对重要的。那么再添加任务的时候,我就多按一个键,将项目的第一项任务”打电话给张**“添加上重要性3。

在搜索框输入 completedWithin:"3 month of today" and (priority:2 or priority:3) ,然后保存为 Review 这个列表。

这样,没事的时候可以点开这个列表,三个月内做过的比较重要的工作一目了然,看看是否有什么需要跟进,如果有,那就立刻行动吧。

posted on 2009-12-19 16:38 杨粼波 阅读(714) 评论(2)  编辑 收藏 引用

评论

# re: 时间管理经验 2009-12-20 07:02 曾经白云飞

不错不错, 博主的经验很好啊!~  回复  更多评论   

# re: 时间管理经验 2009-12-24 12:27 飞鸽传书

相当不错。  回复  更多评论   


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