董占山

（中国农科院棉花所，河南安阳，455112）

用WORD编排文档时，我们时时刻刻都在使用模板，或许您还不知道，或许您已知道，但对模板抱有神秘感，不知道怎么使用它，更不用说如何修改和创建符合自己需要的模板了。为了帮助WORD用户破除对WORD文档模板的神秘感，本文从模板的基本概念讲起，较为详细地阐述了WORD模板的用途及使用方法，最后给出了修改和创建WORD模板的具体方法。当您读完本文后，就会恍然大悟，原来文档模板也是一种WORD文档，只是比普通的文档多了一个内容罢了。

1.模板的概念

模板是一类特殊的文档，它可以提供完成最终文档所需要的基本工具，一般包含以下内容：

• 同类文档中都相同的文本：每篇文档中都需要的文字和图形，比如页眉和页脚；用于插入日期、时间、文件名和文档标题等信息的域；固定的图文标识；公司徽标等；
• 页面格式：用“文件”菜单的“页面设置”命令设置的页边距和其它页面选项；
• 样式：它们是格式化文档所必须的工具；
• 自动图文集词条：以自动图文集词条形式保存的文字或图形，以便快速地向文档添加相同的文本和图形；
• 宏命令；
• 占位文字：其实是一个域，单击它可以选定域，然后输入对应的内容，以便快速地套用文档模板的排版格式；
• 自定义菜单项、快捷键、工具栏。

模式是为了加速文档的编撰过程而建立的，您可以使用WORD提供的模板来创建新文档，以模板提供的文本、图形和格式为蓝图，快速地编写文档，以节省时间和精力。Word提供了许多常见文档类型的模板，如备忘录、报告、传真、商务信件、简历等。您可以直接利用这些模板，也可以对它们加以修改，或创建符合自己要求的模板。在创建文档时，如果您不选用其它模板，WORD默认使用默认模板。

1.1模板的种类

模板分为普通模板和特殊模板两类。特殊模板包括向导和默认模板两种，除此之外的模板都是普通模板。普通模板中有一种较为特殊的模板叫共用模板，它不是因为具有什么特别的属性，而是由于对它进行了特殊的处理，使其具有特殊的使用属性。默认模板和共用模板又统称为通用模板。向导在本章稍后的部分讲解，我们先来学习默认模板和普通模板的一个内容。

1.1.1默认模板

在“Template”文件夹或者“用户模板”文件夹下有一个Normal.dot的模板，就是默认模板，它适用于创建任何类型的文档。Word启动时或者单击“常用”工具栏上的“新建”按钮创建的新文档，都是基于默认模板的空白文档。

在您用Word工作期间，默认状态下Word将您创建的自动图文集词条、宏、工具栏、自定义菜单设置和快捷键都保存在它上面。请您记住：保存在“Normal”模板中的所有自定义项对任何文档都是有效的。

如果Word在Word程序文件夹（如Winword）或模板文件夹（如Template）中都未找到“Normal.dot”模板，它就会创建一个带有标准Word文档格式、常用菜单、工具栏和快捷键设置的新“Normal.dot”模板。如果您修改了默认模板，但是现在您想撤销修改，可以将上述文件夹下的Normal.dot删除或改名，让Word给您创建一个新的标准默认模板。

值得注意的是：如果将默认模板删除，那么保存在它上面的所有用户自定义内容，比如工具栏、快捷键、宏、样式、自动图文集词条等将统统被删除。较好的办法是：先将原来的Normal.dot改个名字，再生成一个新的Normal.dot，如果发现丢失了什么东西，再打开被改名的默认模板，从中查找需要的内容，并将它们复制到新创建的默认模板上。

1.1.2共用模板

在编排文档时，您只能使用该文档所套用的模板（即活动模板）和默认模板中的自动图文集词条、宏、自定义工具栏、菜单设置和快捷键。如果想使用其它模板上的一些项目，可将这个模板安装为共用模板。共用模板是指除默认模板、活动模板之外的，用“文件”菜单中的“模板”命令加载的模板，因此所有的模板都可以成为共用模板。在“Word编程”一章我们讲了如何使用Word提供的宏命令，就是将含有这些宏的模板加载为共用模板来实现的。加载共用模板的方法如下：

1. 单击“文件”菜单中的“模板”命令，弹出一个对话窗口；
2. 单击“共用模板及加载项”组框中的〖添加〗按钮，弹出与打开对话窗口类似的窗口；
3. 在模板文件夹下查找需要的模板，选中它；
4. 单击〖确定〗按钮打开模板作为共用模板；
5. 单击模板对话窗口的〖确定〗按钮返回。

装入模板后，保存在其中的项目在本次Word运行期间对任何文档就有效了，但是，用这种方法装入的加载项和模板会在关闭Word时自动卸载。下次再启动Word时，如果还要使用，您还得重复以上的步骤。如果在每次使用Word时，都要将某一模板加载为共用模板，可以将这个模板复制到Word的Startup文件夹中，这样Word启动时就会自动加载这个模板了。如果一个共用模板不再需要时，为了提高系统的运行效率，需要卸载共用模板，方法如下：

1. 单击“文件”菜单中的“模板”命令，弹出模板与加载项对话窗口；
2. 选定“共用模板及加载项”组框中要卸除的一个模板或加载项；
3. 单击〖删除〗按钮将模板或加载项从列表框中删除；若要卸载一个模板或加载项，但仍将其留在列表框中，可清除该项前的复选框。
4. 单击〖确定〗按钮返回。

1.1.3Word提供的模板

Word 7.0提供了许多模板，如果您能够正确使用它们可以节省编排文档的时间。表1列出了Word 7.0提供的各类模板，其中位置指的是模板存放的文件夹名称。对每种类型的文档，Word 7.0提供了系列模板，包括专业型、典雅型和现代型。

表1 Word提供的模板分类

Word的模板都存放在Office或Word文件夹下的“Template”子文件夹下，如表1所示的位置。保存在“Template”文件夹或及其子文件夹中的任何文档(包括DOC文档)都可以当作模板使用，并且其中的文件都会出现在“文件”菜单的“新建”对话窗口中。

您可以在“Template”文件夹下创建一个新的子文件夹，并将自定义模板保存在这个子文件夹中，那么新文件夹中的模板在“新建”对话窗口中会单独出现在一张选项卡上。如果要在“常规”选项卡上列出模板，应将它保存到“Template”文件夹下，而非子文件夹。

2.使用模板

使用模板的途径有：创建新文档时直接选用、将模板加载为共用模板、为活动文档套用新的模板。将模板加载为共用模板的方法前面我们已经讲过了，下面介绍其余两种方法。另外，还可以使用“格式”菜单中的“样式库”命令，直接套用其它模板上的样式，注意这种方式引用的仅仅是模板的样式，而不包括其它项目。

2.1创建新文档

在Word中，不论您愿意与否，只要创建新文档都会直接套用模板。您会说我又没有选用模板，怎么可能呢？其实，单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，将创建基于默认模板Normal.dot的空文档；如果单击“文件”菜单中的“新建”命令，那么会弹出窗口让您选择模板，然后创建基于这种模板的新文档。创建新文档的步骤如下：

1. 单击“文件”菜单中的“新建”命令，弹出对话窗口，单击对话窗口中的某一个选项卡标签，弹出一个“新建”对话窗口；
2. 单击窗口左边列表框中的一个图标，在“预览”框中会显示该模板的排版效果；
3. 单击〖确定〗按钮，创建基于选定模板的新文档。

2.2为活动文档套用模板

如文档编排好后，对文档排版格式不满意，可以通过修改相应段落的样式，以改变文档中的特定段落的编排格式。但是，当要大幅度修改文档格式时，可以试着更改当前活动模板，从模板库中选择一个更加合适的模板，以便快速更改文档的编排格式。方法如下：

1. 单击“文件”菜单中的“模板”命令，弹出“模板与加载项”对话窗口；
2. 单击“文档模板”组框中的〖选用〗按钮，弹出类似于打开文档的选用模板对话窗口；
3. 选中一个合适的模板，单击〖打开〗按钮，选中的模板会显示在模板和加载项对话窗口的“文档模板”编辑框中；
4. 选中“自动更新文档样式”复选框；
5. 单击〖确定〗按钮返回。

当返回编辑状态后，Word将模板中的样式添加到文档中，如果文档和模板中的样式名称相同，Word会更新文档样式以符合模板样式，并且自动对文档内容套用新选模板中的样式。

2.3套用其它模板中的样式

如果您想使用其他模板中的样式来设置文档格式，但又不想更改文档所基于的模板，使用“格式”菜单中提供的“样式库”命名可以完成这项功能。步骤如下：

1. 单击“格式”菜单中的“样式库”命令，弹出“样式库”对话窗口；
2. 在“模板”列表框中选中合适的模板，这时在右边的“预览”框中可以看到文档套用这种模板中样式时的实际效果；
3. 如果符合您的要求，单击〖确定〗按钮返回，这时Word将自动对您的文档套用选用模板的样式。

3.修改模板

就象普通的Word文档可以修改一样，您可以修改已有的模板。模板被修改之后，您对模板文本、样式、节格式所做的修改对以前基于该模板创建的文档没有影响；然而，您在模板中创建或修改的自动图文集词条、宏、工具栏、菜单和快捷键对基于这个模板上的所有文档（不论是以前创建的文档还是刚创建的文档）都有效。修改模板的步骤如下：

1. 单击“文件”菜单中的“打开”命令，或者单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，弹出打开文件对话窗口；
2. 单击“文件类型”列表框，在弹出的列表框中选中“文档模板”；
3. 在“文件名”编辑框输入欲修改的模板名；或者在“名称”列表框中选中欲修改的模板名称；
4. 单击〖确定〗按钮，打开模板；
5. 象对Word文档进行修改一样，您可以对模板中的文字和图形进行编辑和格式化，设置页面和文本格式，创建或修改样式，修改快捷键、工具栏或菜单，定义自动图文集词条，创建宏命令，或者复制、重命名或删除模板上的各种项目；
6. 修改完毕，单击“文件”菜单中的“保存”命令，或者单击“常用”工具栏的“保存”按钮，保存模板；
7. 单击“文件”菜单中的“关闭”命令，关闭模板。

由此可见修改模板和修改文档没有什么两样，不同的是，修改文档主要是修改文档中的文本和图形等内容，而修改模板主要是修改模板所包含的样式、自动图文集、宏命令、页面格式、节格式、工具栏、菜单、快捷键等内容。要完成样式、自动图文集、工具栏或宏命令的修改，您必须使用WORD的“管理器”，这个管理器是专门用来管理上述项目的，可以用它来复制、删除、重命名这些项目。打开管理器的方法是：

1. 单击“文件”菜单中的“模板”命令，弹出模板与加载项对话窗口；
2. 单击〖管理器〗按钮即可。

4.创建模板

了解了模板的作用和使用方法后，您可能产生了创建模板的欲望。下面就自己动手创建一个属于自己的模板，以报答Microsoft公司的伟大杰作──Word 7.0 for Windows 95给我们带来的轻松和欢乐。

4.1创建基于已有文档的模板

以现有的文档文件为模板，可以快捷地创建一个新模板，供以后编辑类似文档时使用。方法如下：

1. 单击“文件”菜单中的“打开”命令，从文档列表框中选中所需文档，单击〖确定〗按钮打开它；
2. 单击“文件”菜单中的“另存为”命令，弹出另存为对话窗口；
5. 单击“保存类型”列表框，在弹出的文件类型列表中选中“文档模板”；
6. 在“文件名”编辑框中输入新模板的名称；
7. 从“保存位置”列表框中打开MSOffice（或Word）文件夹中的 Template文件夹；
6. 单击〖确定〗按钮保存模板；
7. 删除模板中不需要的文本和图形；
8. 添加该模板创建的所有新文档中都需要的文字和图形；
9. 修改页边距设置、纸张大小和打印方向、样式和其它格式；
10. 设置页眉和页脚的格式；
11. 创建、修改、复制模板需要的自动图文集词条、宏命令、工具栏、快捷键等；
12. 单击“常用”工具栏上的“保存”按钮；
13. 单击“文件”菜单中的“关闭”命令，完成新模板的创建。

4.2创建基于已有模板的模板

如果系统中已经有类似的模板，执行下面的步骤，可以加快创建模板的进程。

1. 单击“文件”菜单中的“新建”命令，弹出新建对话窗口；
2. 选中与欲创建模板类似的模板；
3. 选中“新建”组框中的“模板”互斥项；
4. 单击〖确定〗按钮，创建新模板；
5. 单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出另存为对话窗口；
6. 以下步骤和“创建基于已有文档的模板”的第3步以后的相同。

4.3设置模板的预览功能

如果您留心，可能已经发现在“新建”对话窗口选中一个模板（默认模板NORMAL.DOT除外）后，在窗口的右边的预览窗口中显示出套用该模板的效果。那么，这种模板预览功能是如何实现的呢？需要完成两部分工作，步骤如下：

1. 打开需要设置预览功能的模板；
2. 单击“文件”菜单中的“属性”命令，弹出文档属性对话窗口；
3. 单击对话窗口中的“摘要信息”选项卡，切换到摘要信息对话页；
4. 选中“保存预览图片”复选框；
5. 单击〖确定〗按钮返回。

只有选中了“保存预览图片”复选框，在新建文档对话窗口中选中模板时才会有预览模板的效果，否则是不能预览的。但是，要看到文档的实际排版效果，还需要做如下的工作：

1. 在模板中输入欲在预览时显示的文字和图形，并用样式格式化它们；
2. 全部选定它们；
3. 单击“编辑”菜单中“自动图文集”命令，弹出自动图文集对话窗口；
4. 单击“自动图文集词条的有效范围”列表框，在列表框中选中正在编辑的模板，而不是“Normal.dot”；
5. 在“名称”编辑框中输入“Gallery Example”；
6. 单击〖新增〗按钮创建名称为“Gallery Example”的自动图文集词条；
7. 单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮删除这些内容。

这样在以后打开“新建”对话窗口并选中该模板时，就会在“预览”框中看到自动图文集词条“Gallery Example”所包含的内容了，也就是模板具有了预览功能。

5.小结

本文对WORD 7.0的模板进行了简明扼要的概括，使不熟悉模板的读者了解模板，使对模板有所了解的读者透彻地掌握WORD模板的方方面面，以充分地使用WORD模板，来加快WORD文档的编撰效率。